Tips para aprovechar Google Drive al máximo

 

Aunque muchos de nosotros ya estábamos acostumbrados a trabajar en la fantástica suite en la nube que era Google Docs, ya nos hemos visto forzados a acostumbrarnos a este nuevo formato de almacenamiento cloud que es Google Drive. Nos costó, pero finalmente estamos pudiendo ver algunos de los beneficios derivados de este cambio. Más formatos en los cuales trabajar, opciones móviles derivadas de las eficientes aplicaciones disponibles para diferentes dispositivos, y la posibilidad de crear archivos encriptados, entre otras cosas, son algunos de los atractivos principales.

Si veníamos usando Google Docs, entonces el cambio a Drive no nos parecerá demasiado dramático. Sin embargo, y en definitiva, la experiencia final es diferente. Para poder realmente sacarle todo el jugo posible a Drive, entonces tendremos que descargar algunas aplicaciones específicas y oficiales que nos ayudarán a convertir a este sistema de computación en la nube en un sustituto para parte del software que usamos diariamente.

Vamos a enumerar, antes de dar algunos de los trucos que nos pueden ayudar en nuestro uso intensivo de Drive (sobre todo para la edición de documentos), algunas de las características básicas con las que cuenta este producto de Google:

• Posibilidad de ingresar desde cualquier parte: por supuesto, al ser un servicio de almacenamiento en la nube, podemos acceder desde donde sea usando nuestra identificación de Google.
  
• Cliente para dispositivos: además de poder acceder de forma online a nuestra cuenta, podemos descargar además los clientes de Drive para Windows, Mac, iOS y Android.
  
• Formatos: Google Docs nos ofrecía la edición de formatos básicos como doc y xls, pero con Drive tenemos una gama más amplia de extensiones con las cuales podemos trabajar, como por ejemplo, diagramas, editor de Pixlr, WeVideo, y demás. Esto está en sintonía con las intenciones de transformar a Google Drive en un servicio de almacenamiento.
  
• Acceso y edición de archivos offline: no necesitamos estar siempre conectados para poder acceder a Google Drive. Activando la funcionalidad de acceso offline, podemos hacer nuestro trabajo sin tener una conexión a internet. Esto se hace a través de Docs offline, que se debe activar a través del menú de opciones de Drive.
  

Ya enumerados estos beneficios, les vamos a contar sobre cinco trucos que aprendimos usando Drive al máximo. Por supuesto, no se trata de una aplicación perfecta, tiene sus dificultades, pero para poder editar documentos desde cualquier parte y, por dar un ejemplo, almacenar presentaciones laborales en la nube, es una opción ideal.

Enviar a Google Drive

Una de las conocidas funciones del menú derecho de Windows es “Enviar a”. Con la aplicación de Google Drive en Windows, podemos hacer que un determinado archivo sea enviado a Google Drive haciendo click derecho en el mismo, y eligiendo la opción de Drive.

Encriptar

Aunque muchas personas están en contra de almacenar documentos importantes en la nube, Google Drive ofrece la posibilidad de aumentar la seguridad de los archivos a través de encriptado. La forma de hacerlo es a través de una contraseña, de esa manera, si la cuenta se ve comprometida igualmente no se podrá acceder a determinados archivos. Los datos encriptados no pueden ser visualizados por Google, tampoco.

Vaciar los archivos desde el escritorio

Aunque solamente podemos ver cuántos archivos se están almacenando en la carpeta de Trash gracias a la aplicación de escritorio (es decir, no podemos eliminarlos directamente) es una buena forma de saber cuánto espacio sin utilidad estamos usando. De esta manera, podemos monitorear el uso de nuestro espacio gratuito para borrar archivos innecesarios.

Recupera versiones anteriores

Esta es una de las funcionalidades más interesantes. Una de las cosas más detestables del editor de textos de Docs es la forma que tiene de guardar de forma automática cambios que quizás no queríamos hacer. Algo que no sucede, por ejemplo, con Word. Sin embargo, Drive nos permite volver a versiones anteriores de los archivos a una distancia temporal de 30 días, o al menos de 100 revisiones hechas en los archivos. Esto se puede lograr a través del menú derecho de cada archivo, en la versión web de Drive, donde tendremos que hacer clic en “Administrar Revisiones”.

Aplicaciones específicas

Uno de los propósitos fundamentales del cambio a Drive es la posibilidad de potenciar la experiencia de usuario a través de aplicaciones específicas, que ya mencionamos cuando hablamos de las extensiones y tipos de archivos permitidos en Drive. Si no lo sabían, ahora es un buen momento para visitar la Chrome Web Store y entrar a la categoría de aplicaciones para Google Drive, donde podremos instalar aplicaciones específicas con las que se pueden editar, y almacenar directamente en Drive, diferentes archivos de todo tipo de índole. Por ende, Drive es una forma de centralizar varios de los servicios web que seguramente usábamos antes, pero de forma independiente.

Fuente: Bitelia